Bijlage 1 Randvoorwaarden Inkoop

Gedurende het inkoop- & contractmanagement proces worden de volgende randvoorwaarden gehanteerd.

Administratieve randvoorwaarden

Vraagbeheersing

Uitgangspunt is dat Stadgenoot alleen doet wat nodig is.

Vastlegging

Elke afdeling/bedrijfseenheid binnen Stadgenoot is verantwoordelijk voor het verankeren van de adviesrollen die komen kijken bij inkoop en contractmanagement procedures.

CAB

CAB staat voor Change Advisory Board. Dit is een board van de afdeling IT die bij een inkooptraject moet worden benaderd indien er bij het inkooptraject IT gerelateerde functionaliteiten aan bod komen. Denk hierbij aan een app of een platform. Maar denk hierbij ook aan aanpassingen die benodigd kunnen zijn aan reeds aanwezige programmatuur. Indien een CAB van toepassing is, maak dan een afspraak met de Functioneel Beheerder. Indien het aan te schaffen product volledig IT gerelateerd is zal de afdeling IT deelnemen in het inkoopteam en ook de budgethouder worden van het aan te schaffen product.

4-ogen principe

Bij het inkoopproces is sprake van het vier-ogen principe. Dat wil zeggen dat gedurende vaste momenten in het proces volgens het 4-ogen principe wordt gewerkt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het openen van de kluis met offertes/inschrijvingen. Hierbij wordt verwacht dat de tweede collega in hiërarchie een vergelijkbare of hogere functie heeft.

Contractbeheer

De afdelingen binnen Stadgenoot zijn zelf verantwoordelijk voor het contractbeheer. Dit betekent dat de overeenkomst wordt vastgelegd in een ERP systeem Tobias AX en in de Contractmanagementmodule van Mercell.

Contract- en leveranciersmanagement

De afdelingen binnen Stadgenoot zijn zelf verantwoordelijk voor het contract & leveranciersmanagement behorende bij voor de contracten die ze zijn aangegaan. Dit betekent dat naast het contractbeheer ook de inhoud van de overeenkomst wordt gemanaged en hiervan verslaglegging wordt gedaan in het ERP systeem (Tobias AX) en de Contractmanagementmodule van Mercell. Daarbij heeft Contract & leveranciersmanagement binnen Stadgenoot de volgende doelen:

• Het krijgen wat er is overeengekomen in het contract met de leverancier;
• De relatie met de leverancier onderhouden en ontwikkelen;
• Het toevoegen van waarde aan de bestaande inkooprelatie.

Tussentijdse & evaluatiegesprekken

Periodiek vinden er (evaluatie) gesprekken plaats tussen Stadgenoot en de leverancier, zoals bij voorkeur is vastgelegd in de overeenkomst. Die gesprekken worden gedocumenteerd.

Juridische randvoorwaarden

Algemene inkoopvoorwaarden

Binnen Stadgenoot wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van één set algemene inkoopvoorwaarden (zie bijlage 1) . Deze voorwaarden zijn gebaseerd op de inkoopvoorwaarden van Aedes. Het toepassen van de eigen inkoopvoorwaarden versterkt de positie van Stadgenoot aanzienlijk. Bij voorkeur worden deze voorwaarden dus bij alle inkopen van toepassing verklaard. De voorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK en leveranciers kunnen deze voorwaarden ook terugvinden op onze website.

Het eigenaarschap van de inkoopvoorwaarden is belegd bij Team Inkoop.

Naast de eigen algemene inkoopvoorwaarden kan Stadgenoot te maken krijgen met:

• Leveringsvoorwaarden in bepaalde vakgebieden die door vrijwel iedereen worden gebruikt zoals de UAV-GC 2005 voor werken, de DNR 2005/2011 voor ingenieursdiensten/architect diensten en de ICT Office voorwaarden voor ICT- diensten.
• ACBIT (IT). In 2024 zijn de ACBIT voorwaarden intern goedgekeurd voor inkopen die ICT gerelateerd zijn.
• Leveringsvoorwaarden/gedragscodes van de leverancier.

Bij raamovereenkomsten volstaat het eenmalig verstrekken van de algemene inkoopvoorwaarden en het bij de opdrachten verwijzen naar die voorwaarden.

Overeenkomsten

Team Inkoop stelt een sjabloon overeenkomst ter beschikking die altijd wordt afgestemd met de Afdeling Juridische Zaken.

AVG

Bij contracten worden geregeld persoonsgegevens verwerkt. Om deze verwerkingen zorgvuldig te laten verlopen is het op basis van de AVG verplicht om een verwerkersovereenkomst te sluiten. Stadgenoot biedt tegelijk met de hoofdovereenkomst haar eigen verwerkersovereenkomst aan. De meest actuele verwerkersovereenkomst is te vinden op Intranet. Indien de andere partij zijn eigen overeenkomst wil sluiten, wordt dit eerst voorgelegd aan de Privacy Officer.

Procuratieregeling

Stadgenoot beschikt over een procuratieregeling. Deze procuratieregeling is leidend bij alle verplichtingen die worden aangegaan. De afdeling Juridische Zaken is eigenaar van de procuratieregeling en deze regeling is op intranet te vinden.

Aanbestedingsplicht

Stadgenoot is op basis van de huidige regelgeving geen aanbestedende dienst en is vrij in het kiezen van de vorm waarop zij haar werken, diensten en leveringen inkoopt. Er bestaat voor maatschappelijk vastgoed een uitzondering. Dit dient namelijk te worden ingekocht met in achtneming van de aanbestedingsprocedures.

Maatschappelijk vastgoed, in de Daeb tak, heeft een wettelijke aanbestedingsplicht.

Er bestaat inzake het inkopen van maatschappelijk vastgoed een eis van meervoudige aanbesteding. Dit houdt in dat er minimaal twee partijen deelnemen. De keuze van de aanbestedingsvorm (Europees, openbaar of onderhands) is vrij. De Woningwet stelt hieromtrent geen nadere regels. De totale kosten voor de uitvoering van de werkzaamheden hebben geen invloed op de keuze van de aanbestedingsvorm.

Algemene beginselen

Bij inkooptrajecten en aanbestedingen gelden de volgende algemene beginselen (zoals ook volgens de Governance Code van Aedes):

• Gelijkheid: ondernemers worden op gelijke en niet-discriminerende wijze behandeld;
• Objectiviteit; er mag geen onderscheid worden gemaakt;
• Transparantie: vooraf moet met een voor iedereen leesbare beschrijving duidelijk zijn wat er verwacht wordt. Beslissingen moeten duidelijk worden gemotiveerd;
• Proportionaliteit: er mogen uitsluitend eisen en criteria aan de inschrijving worden gesteld die in redelijke verhouding staan tot de opdracht.

Integriteit en Compliance

Stadgenoot is een integere en betrouwbare opdrachtgever die leveranciers eerlijke en gelijke kansen biedt. Binnen Stadgenoot geldt een interne gedragscode die richting geeft aan de wijze waarop medewerkers van Stadgenoot invulling moeten geven aan integriteit . Integriteit hangt samen met waarden als eerlijkheid, betrouwbaarheid, geloofwaardigheid en respect, en dient een eigenschap te zijn van zowel personen als van de organisatie. Stadgenoot wil een integere organisatie zijn met integere medewerkers.

In het kader van inkoop geldt dat medewerkers zich bij de uitvoering van inkoopactiviteiten houden aan:

• het integriteitsbeleid van Stadgenoot;
• het inkoopbeleid van Stadgenoot;
• gedragscode voor Inkopers (bijlage 6 inkoopbeleid);
• van toepassing zijnde wet- en regelgeving (compliance).

Het integriteitsbeleid, inclusief compliance richtlijnen is op te vragen bij de afdeling Juridische Zaken.

Tijdens een inkooptraject worden partijen gevraagd de integriteitsverklaring van Stadgenoot te ondertekenen. Indien een partij hier niet mee akkoord gaat, dan wordt de partij uitgesloten van deelname aan het verdere inkooptraject.

Wet Ketenaansprakelijkheid

WKA

De Belastingdienst kan Stadgenoot aanmerken als een zogenoemde eigenbouwer. Dit betekent dat Stadgenoot voor de ketenaansprakelijkheid wordt gekwalificeerd als hoofdaannemer en aansprakelijk gesteld kan worden indien haar onderaannemers geen loonbelasting/premies afdragen.

Inlenersaansprakelijkheid

De Inlenersaansprakelijkheid is een soortgelijke wet als de Wet ketenaansprakelijkheid (WKA). Het betreft hier niet het uitbesteden van werk, maar het inlenen van mensen. Er is dan ook geen sprake van aannemers en onderaannemers, maar van inlener en uitlener. Voor inlenersaansprakelijkheid geldt alles dat ook voor de WKA geldt, plus het risico dat de fiscus een ingeleende medewerker of ZZP'er aanziet als medewerker van de inlenende partij.

Om deze risico’s te minimaliseren hanteert Stadgenoot de volgende richtlijnen:

• 40% van de loonsom op de factuur wordt op de G-rekening van de onderaannemer/uitlener gestort of 20% van de totale factuur;
• Overeengekomen wordt dat de onderaannemer/uitlener een adequate administratie voert van manuurstaten en kopieën van geldige identiteitsbewijzen die voldoet aan de eisen die de WKA hieraan stelt;
• Overeenkomen dat onderaannemers/uitleners indien zij gebruik maken van ZZP-ers hiervan verplicht zijn melding te maken bij Stadgenoot;
• Bij de inhuur van inleners en ZZP-ers zijn een geldige VOG verklaring verplicht, de ZZP’er staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en is een kopie van het identiteitsbewijs overhandigd. De voorgaande lijnen zijn gecheckt door de uitlener.
• De uitlener is op de hoogte van het Inkoopbeleid en van de interne gedragsregels – protocollen van Stadgenoot.

BTW verleggingsregeling

Naast de wet ketenaansprakelijkheid heeft Stadgenoot te maken de BTW verleggingsregeling.

Deze regeling geldt bij alle fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken en geldt onder andere in de bouw en bij schoonmaakbedrijven. Aannemers zijn in deze gevallen verplicht de BTW naar Stadgenoot te verleggen en Stadgenoot draagt deze BTW rechtstreeks af aan de belastingdienst.

Facturatie

Om het juiste bedragen af te kunnen dragen, is het van belang de leveranciers te instrueren de volgende zaken op de factuur te vermelden (e.e.a. conform artikel 12 van de algemene inkoopvoorwaarden van Stadgenoot):

• het totaal bedrag van de opdracht;
• het loongedeelte en het deel bestemd voor de G-rekening;
• Het btw verlegd percentage, indien van toepassing gesplitst;
• In geval van een termijn schema, bovenstaande gegevens per termijn.

Economische randvoorwaarden

Minimumeisen en uitsluitingsgronden

Voor het selecteren van een betrouwbare aanbieder moet de inkoper de volgende kaders in acht nemen:

• Minimumeisen

Bij het inkopen worden daarom minimumeisen opgesteld, die per inkooptraject worden bepaald. Voorbeelden van minimumeisen zijn opgenomen in de inkoopsjablonen behorend bij Inkoopproces.

• Uitsluitingsgronden

Er zijn ook gronden waarop een leverancier de opdracht niet gegund mag krijgen.

Deze zogenaamde uitsluitingsgronden zijn minimaal van toepassing op elk inkooptraject:

• • bedrijven die in staat van faillissement of surseance van betaling zijn of waarvoor deze is aangevraagd;
  • bedrijven die financieel niet gezond zijn voor of na financiële toetsing volgens proces;
  • Bedrijven die niet voldoen aan en/of akkoord gaan met onze integriteitsvoorwaarden.

Afhankelijkheid van leveranciers

Maximale omzet

De continuïteit van leveranciers mag niet te afhankelijk zijn van Stadgenoot. Het totale jaarlijkse inkoopvolume van Stadgenoot, gedurende de looptijd van de opdracht of overeenkomst, mag bij een leverancier gemiddeld niet een onevenredig aandeel (>25%) van de netto jaaromzet van de leverancier omvatten. Dit wordt gemonitord door de decentraal contractmanager.

Vendor lock

Daarnaast wenst Stadgenoot niet te veel risico te lopen door te grote afhankelijk te hebben van specifieke leveranciers. Een zogenaamde vendor lock dient te worden voorkomen bij het selecteren van een nieuwe leverancier.

Financiële draagkracht van aanbieders

Stadgenoot is, om risico’s te beheersen, erbij gebaat ervoor te zorgen dat alleen financieel draagkrachtige aanbieders de betreffende opdracht kunnen krijgen. De continuïteit moet over een langere periode gewaarborgd zijn. Bij inkopen met een contractwaarde vanaf € 300.000 exclusief btw (contractwaarde) of van strategisch waarde voor de organisatie dient een toetsing op de financiële draagkracht onderdeel te zijn van de inkoopprocedure.

Team Inkoop verzorgt de kredietwaardigheidchecks vanuit onze financiële tool GraydonCreditSafe met bijbehorend advies. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen:

1. Nieuwe leveranciers

Door: Adviseur Inkoop & Contracten, Business Controller als klankbord Voor: het inkoopteam van het specifieke inkooptraject

Wanneer:

• Bij samenstelling short list ten behoeve van de offerte uitvraag
• Bij afsluiten overeenkomst

2. Huidige leveranciers

Door: Adviseur Inkoop & Contracten, Business Controller als klankbord

• De A en B leveranciers uit de spend analyse worden 1x per jaar (Q3) op kredietwaardigheid bekeken
• Er wordt van de A en B leveranciers 1x per jaar bekeken of de max 25% omzet niet wordt overschreden

Toetsingskader

De leveranciers voldoen minimaal aan:

• • Kredietvlag: groen
  • PD Rating*/ internationale score: minimaal B
  • PoD: <0.427 (behorend bij een minimale PD Ratering B)
  • Kredietlimiet: Positief

*PD Rating: Het PD percentage is de uitkomst van een berekening aan de hand van statistische modellen op basis van jaarcijfers, betaalgedrag en demografische kenmerken (omvang, leeftijd, rechtsvorm en branche). Met de uitkomst kan een uitspraak worden gedaan over de kans op het risico op wanbetaling.

• AAA: het aangaan van een relatie is verantwoord
• Slechter dan B: geadviseerd wordt om duidelijke betalingsafspraken te maken
• D: het aangaan van een relatie is niet verantwoord

**PoD Probability of default: De Creditsafe score voorspelt de kans dat er bij een bedrijf een financiële calamiteit plaatsvindt binnen een periode van 12 maanden, voorbeeld faillissement. Deze kans is uitgedrukt in een percentage (probability of default). De PoD wordt door Creditsafe vertaald in getal van 1 (hoogste risico ) tot 100 (laagste risico) en ook ingedeeld in risico-klassen (PD Ratering A t/m E).

Technische en/of vakinhoudelijke eisen

Stadgenoot is erbij gebaat om er bij een inkooptraject voor te zorgen dat alleen technisch en/of vakinhoudelijk bekwame aanbieders de betreffende opdracht kunnen ontvangen. Daarom worden er bij offerte uitvragen technische en/of vakinhoudelijke eisen opgenomen die van toepassing zijn.

TCO

In het inkoopproces waar mogelijk dient rekening te worden gehouden met de Total Cost of Ownership (TCO). Hieronder wordt verstaan: de totale inkoopkosten voor de levensduur/gebruikscyclus.

Kostendeskundige

Het kan bij een inkooptraject raadzaam zijn om een kostendeskundige in te schakelen. Bij aannemersselecties van de afdeling Projectontwikkeling maakt Stadgenoot gebruik van kostendeskundigen voor het bepalen van een reële opdrachtwaarde en voor de toetsing van marktconforme prijzen.

Prijzenboek

Voor de verschillende vastgoed onderhoudswerkzaamheden wordt sinds 2013 gebruikt gemaakt van het Stadgenoot prijzenboek. Dit boek bevat een set standaard werkzaamheden die in detail zijn beschreven (soort van bestek) met daarachter de vastgestelde eenheidsprijzen. De afdelingen, waar dit prijzenboek van toepassing is, zijn verantwoordelijk voor het jaarlijks up-to-date houden van dit document. Om de marktconformiteit van het prijzenboek te borgen, toetsen deze afdelingen, al dan niet met de hulp van een kostendeskundige de eenheidsprijzen. Het waarborgen van transparantie, objectiviteit en het vastleggen van keuzes in formele besluiten is bij zowel de jaarlijkse als de vijfjaarlijkse herijking een basisvoorwaarde.

Naleving inkoopbeleid

Toezicht op de naleving van het inkoopbeleid vindt plaats tijdens en na afloop van het inkoopproces. Er is binnen Stadgenoot sprake van interne- en externe controle.

Interne controle

De managers hebben een toetsende en controlerende budgetverantwoordelijke functie. Wanneer een (1- op-1) opdrachtverstrekking, overeenkomst of een contractverlenging ondertekenend wordt, is het van belang dat diegene in hoofdlijnen op de hoogte is gesteld van de dossiervorming rondom de overeenkomst.

Externe controle

Externe controle vindt jaarlijks plaats door accountants. Zij toetsen onder andere of de inkoopprocedures goed, transparant en marktconform doorlopen zijn.