Inkoopbeleid

Inleiding

Stichting Stadgenoot (hierna te noemen Stadgenoot) koopt jaarlijks voor ca. 200 miljoen euro in bij ca. 1100 leveranciers. Er is sprake van een divers inkooppakket.

Stadgenoot is een woningstichting die haar opdrachtgeverschap professioneel organiseert. Wat betekent dat ze de manier van samenwerken met opdrachtgevers bewust wil vormgeven. De samenwerking met leveranciers moet bijdragen aan de organisatiedoelstellingen van Stadgenoot, (waaronder) de dienstverlening aan huurders en aan de relatie met stakeholders. Hoe professioneler de inkoop en het contractmanagement plaatsvindt, des te meer maatschappelijk en financieel rendement de woningstichting heeft, wat ten goede komt aan de huurders.

Daarom wordt in dit document beschreven wat de beleidskaders en doelen zijn ten aanzien van inkoop en contractmanagement.

Dit document volgt het inkoopbeleid januari 2021 op. Zaken die in de update meegenomen zijn o.a., De Strategische Koers 2022-2030, de inkoopvolwassenheidsmeting, het toewerken naar de regieorganisatie bij Interne Services en het inkoopteam dat vorm heeft gekregen.

Doel document

Het inkoopbeleid geeft richtlijnen voor alle medewerkers, zodat zij zelfstandig kunnen werken. Door de juiste stappen van het inkoopproces te volgen en professioneel met de markt om te gaan, wordt de efficiëntie en het eigenaarschap vergroot. Hiermee wil Stadgenoot de inzetbaarheid, professionaliteit en efficiëntie van de organisatie verbeteren.

Scope inkoopbeleid

Het inkoopbeleid wordt gevolgd door alle medewerkers van Stadgenoot gelieerde BV’s en/of andere partijen die namens Stadgenoot verplichtingen aangaan.

Het beleid geldt voor alle relaties die wij aangaan met leveranciers, waaronder ook aannemers, en alle opdrachtvormen: mantel- of raamovereenkomsten, contracten en afspraken over investeringen.

Looptijd

De looptijd van dit inkoopbeleid 1 januari 2025 tot 31 december 2029. Waarbij de einddatum gelijk is aan die van de Strategische Koers van Stadgenoot.

Het inkoopbeleid wordt in principe eind 2029 herijkt, tenzij er zich in de tussentijd zaken voordoen die een herijking/ tussentijdse evaluatie vragen.

Definities

De onderstaande definities zullen in dit document worden gebruikt met een hoofdletter.

Contractbeheer
Het gestructureerd opslaan en bijhouden van contracten en bijbehorende informatie.

Contractmanagement
De methodiek om afspraken met leveranciers duidelijk en transparant vast te leggen (contractbeheer) en actief te managen.

Inkoop
Het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden. Inkoop heeft betrekking op alles waar een factuur tegenover staat.

Inkoopvisie
Het beschrijven op welke wijze de inkoopfunctie zou moeten bijdragen aan het realiseren van de organisatiedoelen.

Inkoopvolwassenheidsmodel
Het inkoopvolwassenheidsmodel is ontworpen om organisaties te ondersteunen bij het creëren van een professionele inkoopfunctie. Het model onthult de volwassenheid van verschillende inkoopfuncties en biedt inkopers inzicht in de inkoopsituatie van hun bedrijf. Er zijn vijf volwassenheidsniveaus, waarbij meer volwassen inkoopfuncties en processen leiden tot meer samenwerkingsverbanden, frequente metingen van leveranciersprestaties en uitvoering van verbeteracties (zie bijlage).

Inkoopmissie
De missie van een organisatie is datgene dat de organisatie naar buiten wil uitdragen, het geeft tevens aan waarvoor de medewerkers staan, wat hun identiteit en waarden betreft. De inkoopmissie is een vertaling van die missie naar inkoop.

Inkoopstrategie
De wijze waarop de inkoopdoelstellingen bereikt gaan worden.

Leveranciersmanagement
Het managen van de prestaties en relaties met leveranciers.

Opdrachtgeverschap
Wanneer een organisatie externe partijen inhuurt voor het uitvoeren van werkzaamheden.

Strategische inkoop
De strategische inkoopactiviteiten richten zich op het maken (kader scheppend) en bewaken van het inkoopbeleid (procesbeheersing) voor meerdere jaren.

Tactische inkoop
Bij tactische inkoop wordt een keuze gemaakt welke leverancier de goederen of diensten mag leveren tegen welke prijs en inkoopvoorwaarden.

1. Koers

1.1 Inkoopvisie

De visie van Stadgenoot is dat iedereen het recht heeft om goed te wonen. Dit is in de ogen van Stadgenoot een basis om mee te doen aan de maatschappij.

Inkoopvisie

De inkooporganisatie toekomstbestendig maken en in lijn met de strategische koers. Toewerken van een commercieel (fase 2) gerichte wijze van inkopen naar een intern geïntegreerde wijze (fase 4). Waardoor inkoop impact kan hebben binnen de organisatie.

Binnen de looptijd van dit inkoopbeleid ligt de focus op de groei van inkoopvolwassenheidsfase 2 naar 3, oftewel een focus op standaardisatie op tactisch en strategisch niveau.

Fase 2: Commercieel: Inkoop gericht op realiseren van zo laag mogelijke prijzen alsook het continue realiseren van directe inkoopbesparingen door concurrentiestelling.

Fase 3: gecoördineerd: Focus op standaardisatie, de basis op orde op tactisch en strategisch niveau.

Fase 4 intern geïntegreerd: Inkoop wordt meer strategisch en draagt bij aan het realiseren van concurrentievoordeel door een multidimensionale focus op verschillende business relevante waarde drijvers zowel t.a.v. omzetgroei en innovatie als kostenreductie en risicobeheersing.

Zie de bijlage voor een toelichting op het inkoopvolwassenheidsmodel.

1.2 Inkoopmissie

De missie van Stadgenoot is bijdragen aan het recht om goed te wonen voor mensen met een bescheiden inkomen. Door het verhuren, onderhouden en toevoegen van betaalbare, duurzame, goede woningen, primair in Amsterdam.

De inkoopmissie van Stadgenoot is het verkrijgen van leveringen, goederen en diensten tegen de juiste prijs/kwaliteitsverhouding en beheerste risico’s waarbij het gehele inkoopproces aantoonbaar transparant en integer wordt uitgevoerd, in het belang van de leveranciers en Stadgenoot. Maar primair in het belang van haar huurders.

1.3 Inkoopdoel

Strategisch inkoopdoel: om het maatschappelijk* en financieel rendement beter te benutten in het belang van onze huurders.

* Het maatschappelijk rendement van woningcorporaties laat zien hoe hun inzet en activiteiten bijdragen aan de maatschappij. Denk hierbij aan de impact van sociale woningbouw (vb. huidige wooncrises – iedere opgeleverde sociale huurwoning heeft impact), leefbaarheid in wijken, en duurzaamheidsinitiatieven (vb. pilot circulair bouwen).

Tactisch inkoopdoel: het doel van het inkoopteam is om pragmatisch (praktisch, haalbaar, standaardisatie) te werken, dit om de efficiëntie en professionaliteit te bevorderen.

1.4 Inkoopambitie

Stadgenoot wenst een toekomstbestendige inkoopfunctie neer te zetten die in staat is daadwerkelijk bij te dragen aan de doelen en strategie van Stadgenoot. De ambitie hierbij is om te groeien van inkoopvolwassenheidsniveau 2 naar 4.

1.5 Visie op opdrachtgeverschap

Er heerst momenteel onzekerheid in de samenleving door geopolitieke ontwikkelingen (oorlogen en vluchtelingenstromen), de energiecrisis, de hoge inflatie en de klimaatcrisis. In grote delen van Nederland is er bovendien een wooncrisis. In Amsterdam zijn de wachttijden voor een sociale huurwoning ongewoon lang.

Stadgenoot staat voor een forse opgave. Naast het verbeteren van de woningkwaliteit, wordt er bij herstructureringsgebieden ingezet op sloop-nieuwbouw en verdichting. Er wordt daarbij ingezet op het zogeheten ‘buurtmaken’, waarbij fysiek en sociaal wordt gewerkt aan veerkrachtige buurten waarin de huurders zich gezien en gehoord voelen.

Stadgenoot investeert jaarlijks miljoenen in haar vastgoedportefeuille; nieuwbouw, woningverbetering, energiemaatregelen, onderhoud. Daarnaast wordt er geïnvesteerd in bedrijfsvoering en organisatieverbetering. En worden zaken als ICT, energie en externe adviseurs ingekocht. Kortom: het inkooppakket is niet alleen groot, maar ook divers qua samenstelling.

Dit vraagt samenwerking, tussen afdelingen, maar ook met gemeenten, corporaties, bedrijven en bewoners.

Vanwege de omvang, complexiteit en de groeiende maatschappelijke behoefte aan transparantie, streven steeds meer corporaties, zo ook Stadgenoot, naar een professionele invulling van hun inkoop en direct daarmee samenhangend hun opdrachtgeverschap. Bij het uitbesteden worden de volgende uitgangspunten gehanteerd die hier een bijdrage aan leveren:

1. Goed Bestuur en Toezicht: Stadgenoot volgt de Governancecode voor woningcorporaties en de Neprom-code.
2. Betrokkenheid van Bewoners: Stadgenoot streeft naar een inclusieve benadering waarbij de behoeften en wensen van bewoners centraal staan.
3. Duurzaamheid en Innovatie: Stadgenoot zet zich in voor het verduurzamen van de woningvoorraad en het verbeteren van bestaande woningen. Dit omvat onderhoud, renovatie en het toevoegen van nieuwe woningen waar mogelijk.
4. Strategische Koers: Stadgenoot wil van betekenis zijn, voor onze huurders en voor de stad Amsterdam. Wij voelen een grote verantwoordelijkheid om een bijdrage te leveren aan goed wonen in veerkrachtige buurten. En daar zet de strategische koers op in.

In het verlengde van bovenstaande worden bij inkooptrajecten bewuste keuzes gemaakt over de vraag die aan de markt wordt gesteld, en welke samenwerkings- en contractvorm er wordt gekozen. Dit met als doel een zo optimaal proces en product qua prijs, kwaliteit, efficiency, kosten en innovatie.

Projecten en onderhoud worden in de basis uitgevoerd vanuit regisserend opdrachtgeverschap*; bij elk project en bij onderhoudsopgaven wordt stil gestaan bij de wijze waarop deze op de markt worden gebracht. Dit betekent dat we geen (traditionele) aanbestedingsvorm koppelen aan of voorschrijven voor projecttypes. De projectregisseur zal voor elk project beargumenteerd een voorstel indien in een start- en/of projectbesluit.

* Regisserend opdrachtgeverschap is een benadering waarbij de opdrachtgever zich meer richt op het eindresultaat dan op het proces. Dit betekent dat de opdrachtgever de doelen en eisen vaststelt, maar de uitvoering en de manier waarop deze doelen worden bereikt, overlaat aan de opdrachtnemer.

2. Inkooporganisatie

2.1 Gecoördineerde inkooporganisatie

Centraal beleid, decentrale uitvoering

Binnen Stadgenoot is sprake van een gecoördineerde inkooporganisatie. Dit houdt in dat elke afdeling/bedrijfseenheid zelfstandig (decentraal) inkoopt, maar dat er een vorm van coördinatie is over de bedrijfseenheden heen. Oftewel, iedere Manager is verantwoordelijk voor de inkopen en het contractmanagement/beheer van de contracten op zijn of haar afdeling. De coördinatie over de bedrijfseenheden heen wordt verzorgd door de Adviseur Inkoop en de Adviseur Contractmanagement.

2.2 Positionering functies

Bekijk het organogram van Stadgenoot.

2.2.1 Adviseurs Inkoop & Contracten <Centraal>

De Adviseurs Inkoop maken onderdeel uit van de Team Inkoop wat onderdeel uitmaakt van de afdeling Interne Services.

2.2.2 Inkopers en contracteigenaren/contractmanagers <Decentraal>

De decentrale inkopers en contracteigenaren bevinden zich op de afdelingen zelf. Het is vaak een rol binnen een functie.

Bij de portefeuille groenonderhoud, schoonmaak en energie zijn specifieke functies gecreëerd en zijn contractmanagers aangesteld die zijn gedelegeerd naar de afdeling Interne Services.

2.3 Rollen

2.3.1 Adviseur Inkoop & Contracten <Centraal>

De inkoopadviseurs zijn ondersteunend/adviserend in het inkoopproces (tactische inkoop) en in het afsluiten en beheren/managen van contracten:

Inkoop

• Begeleiden en adviseren bij inkooptrajecten;
• Ondersteuning bieden aan de Senior Adviseur Inkoop bij strategische onderdelen;
• Actief aandragen van verbeteringen voor beleid en proces.

Er is sprake van initiële inzet van een adviesbureau bij aannemerselecties. Dit waar de expertise aan de kant van Stadgenoot ontbreekt (bijvoorbeeld bij complexe gebiedsontwikkelingen) en waar dit een risico voor het inkooptraject betreft.

Contractmanagement

• Het opstellen van raamovereenkomsten met leveranciers waar we al langere tijd mee samenwerken maar waarvan de afspraken nog niet zijn geformaliseerd;
• Vanuit de spend analyse bijdragen aan het pro actief benaderen van de organisatie.
• Advies geven over prijsindexering;
• Adviseren over ingewikkelde vraagstukken rondom lopende contracten en ondersteuning bieden bij complexe leveranciersgesprekken;
• Adviseren bij contractverlengingen boven het drempelbedrag of indien van strategisch belang.

2.3.2 Senior Adviseur Inkoop <Centraal>

De Senior Adviseur Inkoop is verantwoordelijk voor het strategische onderdeel en heeft een organisatie overstijgende blik:

Inkoop

• Kaderstellend voor de organisatie (inkoopbeleid);
• Kaders stellen voor de Adviseurs Inkoop zodat zij efficiënt inkooptrajecten kunnen begeleiden (processen, werkwijzen, middelen);
• Overzicht werkverdeling en workload Team Inkoop en externe inzet faciliteren;
• Pro- actief aanscherpen van het inkoopbeleid, en deze vertalen naar procedures, werkwijzen en middelen;
• Adviseren van interne stakeholders op tactisch/ strategisch niveau over de invulling van inkoopprocessen;
• Verantwoordelijk voor de professionalisering en ontwikkeling van het inkoopteam;
• Betrokken bij complexe inkooptrajecten;
• Achtervang voor reguliere inkooptrajecten;
• Verzorgt periodiek spendanalyse met optimalisatieadviezen.

Contractmanagement

• Toezien op het contractenregister en hier pro-actief actie op ondernemen richting de organisatie;
• Ontwikkeling van de leveranciersmanagementactiviteiten;
• Doorontwikkeling van de Contract & leveranciersmanagement gereedschapskist;
• De A en B leveranciers uit de spend analyse 1x per jaar op kredietwaardigheid toetsen.

2.3.3 Inkoper <Decentraal>

Een inkoper is een rol binnen een decentraal team. Het is degene die de daadwerkelijke inkoopvraag heeft en inkoopt.

De inkoper is verantwoordelijk voor:

• het hanteren van het inkoopbeleid;
• het doorlopen van het generieke inkoopproces en het verzorgen van een volledig en transparant inkoopdossier;
• het hanteren van de inkoopkaders uit dit inkoopbeleid;
  • het vaststellen, borgen en toetsen van de kwaliteit van de inkopen;
  • Het vastleggen van de verplichtingen.

Indien het bedrag dat gemoeid gaat met de inkoopvraag het drempelbedrag overschrijdt, wordt de Adviseur Inkoop ingeschakeld om het inkoopproces te begeleiden.

2.3.4 Contracteigenaar/contractmanager <Decentraal>

De rol van contracteigenaar/ contractmanager is decentraal belegd bij de afdelingen. De contracteigenaar/contractmanager is verantwoordelijk voor:

• Het (laten) vastleggen van langlopende contracten in de contractenmodule van Tobias en in de contractmanagement module van Mercell;
• Bijhouden van contract wijzigingen en het doorvoeren van mutaties;
• Inhoudelijke kennis van de overeenkomst en de contactpersoon voor vragen over de overeenkomst;
• Verantwoordelijk voor het goed functioneren van overeenkomsten;
• Verantwoordelijk voor marktconformiteit van overeenkomsten;
• Implementeren van de overeenkomst binnen de organisatie;
• Het sturen op de KPI’s/ het bewaken van het gecontracteerde;
• Het zorgen voor tijdige en volledige leveranciersevaluaties. Het voeren van gesprekken met contractpartners op tactisch en strategisch niveau en de samenwerking binnen het partnership en de gesprekken documenteren in het systeem;
• Het zorgen voor draagvlak van afgesloten contracten alsmede zorgen voor een juiste toepassing hiervan;
• Monitoren marktontwikkelingen;
• Kredietwaardigheid leveranciers van zijn of haar portefeuille monitoren;
• Steekproef facturen: opdrachtverstrekking vs facturen checken op bijv. bestede uren en gebruikte materialen;
• Omzet die leverancier binnen Stadgenoot genereert monitoren (niet boven 25%);
• Het tijdig signaleren van het einde van contracttermijn en hiernaar handelen.

2.4 Verantwoordelijkheden

Uitgangspunt is dat de afdelingen (decentraal) verantwoordelijk zijn voor de inhoud (wat is de inkoopvraag, welke leveranciers wil je benaderen, marktkennis, samenstelling beoordelingsteam etc.). Team Inkoop (centraal) verzorgt de procesbegeleiding (proceseigenaar) en advisering.

2.4.1 RACI

In het model zijn de verantwoordelijkheden vastgelegd in relatie tot het inkoopproces en contractmanagementproces (tactische inkoop) voor inkopen boven het drempelbedrag van € 300.000 euro exclusief btw (contractwaarde).

R = Responsible (verantwoordelijk): Degene die het inkoopproces daadwerkelijk uitvoert. Er is in principe één rol die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van het inkoopproces, waarbij verantwoordelijkheden en taken kunnen worden gedelegeerd. De eindverantwoordelijke keurt het werk goed dat de verantwoordelijke heeft uitgevoerd.

A = Accountable (eindverantwoordelijk): Degene die eindverantwoordelijk is voor de correcte en volledige afronding van het inkoopproces. Er kan slecht één eindverantwoordelijke zijn voor iedere activiteit in het inkoopproces.

C = Consult (raadplegen en ondersteunen): Degenen die worden geraadpleegd of ondersteuning bieden tijdens het uitvoeren van het inkoopproces.

I = Inform (informeren): Degenen die up-to-date worden gehouden over de vorderingen.

*Alleen van toepassing bij aannemersselecties voor Afdeling Projectontwikkleing

2.4.2 Spend analyse

Een spend analyse is een analyse van de inkoopkosten van de organisatie. Het geeft inzicht in de uitgavenpatronen van de organisatie. Aan de hand daarvan kunnen er optimalisaties, besparingen en efficiencyverbeteringen worden geïdentificeerd (verbeterpotentieel). Wat zijn de onderlinge verantwoordelijkheden hierbij:

• De Senior Adviseur Inkoop analyseert, identificeert optimalisaties, adviseert en begeleidt de organisatie ten aanzien van het verbeterpotentieel.
• Begeleidt de afdelingen in het komen tot optimalisatiedoelen (Q2);
• Plant jaarlijks in Q4 een overleg in met de eigenaren van optimalisatiedoelen om de status te bespreken. Dus in Q2 en Q4 vindt er een spend analyse plaats t.a.v. het verbeterpotentieel.
• De afdeling(en) * zijn verantwoordelijk voor het vaststellen, monitoren en realiseren van de optimalisatiedoelen die op hun betrekking hebben (eigenaarschap).

*indien we afdeling overstijgend optimalisatiedoelen opstellen, bijvoorbeeld voor de onderhoudstafel, dan is de voorzitter van de groep eigenaar van de optimalisatiedoelen.

• Decentrale contractmanagers: De contractmanagers beheren/managen de contracten (contracteigenaar) en zijn op de hoogte van prijsvorming/ de markt en dus de marktconformiteit van de contracten.
• De crediteurenadministratie (Financial Services) is verantwoordelijk voor de brondata van de analyse tool.

De accountant vraagt jaarlijks de spend informatie op voor dossier reviews. De verantwoordelijken voor het verzamelen van deze informatie zijn:

• Senior Adviseur Inkoop
• Senior Medewerker Projectadministratie
• Senior Business Controller
• De afdelingen waarbij het dossiers betreffen die decentraal zijn belegd.

2.5 Drempelbedragen

Hoe ingekocht wordt, is gekoppeld aan drempelbedragen. Deze drempelbedragen zijn in onderstaand schema weergegeven:

(Bedragen exclusief btw)

*Bij een doorlopend abonnement wordt als contractwaarde vier maal de jaarlijkse kosten aangehouden.

2.5.1 Gebiedsontwikkeling

Het staat de Afdeling Projectontwikkeling binnen dit inkoopbeleid vrij om bij gebiedsontwikkelingen een aannemer te selecteren die een partner voor ons is voor de gebiedsontwikkeling, en daarmee voor de deelprojecten binnen deze gebiedsontwikkeling. Voor ieder deelproject moet de marktconformiteit geborgd worden door een toets door de kostendeskundige.

2.5.2 Incidenten

Het staat de afdeling Dagelijks Onderhoud binnen dit inkoopbeleid vrij om bij incidenten (vb. explosie), waarbij de herstelwerkzaamheden het drempelbedrag overschrijden, te schakelen met verzekeraar in combinatie met één aannemer. De offerte die de aannemer uitbrengt wordt getoetst door de kostendeskundige voordat opdracht wordt verstrekt.

2.5.3 Strategische waarde

Bij producten of diensten die een waarde onder het drempelbedrag vertegenwoordigen, maar wel van strategische waarde zijn voor Stadgenoot, kan de Adviseur Inkoop het inkoopproces begeleiden.

2.5.4 Inhuur

Onder inhuur wordt verstaan: het inzetten van personeel dat niet op de loonlijst van Stadgenoot staat, maar wel onder aansturing van Stadgenoot werkt. Bij inhuur zijn de drempelbedragen niet van toepassing.

3. Randvoorwaarden

De randvoorwaarden die bij ieder inkooptraject en contractmanagement worden gehanteerd staan beschreven in de bijlage.

4. Bijlagen

Bijlage Randvoorwaarden

Bijlage Algemene Inkoopvoorwaarden Stadgenoot

Bijlage Nevi gedragscode (pdf)

Bijlage Toelichting Inkoopvolwassenheidsmodel (pdf)